Automatisation des processus métiers, qu’est-ce que c’est ?
L’automatisation des processus métiers (BPA, pour Business Process Automation en anglais) est une approche technologique du travail. Elle consiste à automatiser les tâches, les étapes et les workflows afin de réduire les erreurs, d’améliorer l’efficacité opérationnelle. On utilise principalement des applications comme les logiciels sur mesure, ou l’on acquiert des licences pour des solutions du marché. Ainsi vous pouvez libérer du temps et des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Ces derniers ont pour finalité la réduction des tâches manuelles et répétitives. La transformation numérique des entreprises fait de l’automatisation une étape importante dans la vie d’une entreprise.
Automatisation des processus métiers une explication
L’intégration des logiciels aux tâches de vos équipes
Les applications métiers sont au cœur de l’automatisation des processus métiers. La transformation digitale des entreprises, a contribué à la hausse de la demande en solution dématérialisée.
L’importance de l’automatisation dans le monde entrepreneurial
Une entreprise qui souhaite rester compétitive, passera obligatoirement par l’étape de la BPA. Et ce pour plusieurs raisons :
- Le gain de temps
- l’amélioration de la qualité des services
- Augmentation de la satisfaction clients
- L’agilité opérationnelle
- Facilitation de la collaboration
- Prise de décision plus rapide
- Réduction des coûts
- Réduction des erreurs
- Productivité accrue
- Le déploiement des équipes sur des tâches à forte valeur ajoutée
Quelques étapes sont nécessaires avant le processus de développement, si vous désirez une automatisation optimale de vos processus métiers.
Automatisation des processus réussie
Vous désirez savoir, comment automatiser vos processus métiers ? Plusieurs étapes balisent la dématérialisation de ces derniers.
Analyse des processus métiers actuels
Premièrement l’analyse des processus existants. Sur quelles actions l’activité de votre entreprise repose. Faîtes une modélisation des processus afin d’avoir un aperçu détaillé des tâches nécessaires à votre activité.
Ensuite, identifiez les difficultés rencontrées par vos équipes et vous-mêmes. Comment se traduisent-elles ?
- Erreurs humaines récurrentes
- Délais plus longs dus à l’action manuelle
- Difficulté d’adaptation des process métiers à l’évolution de votre entreprise
Identification des secteurs concernés
Certains secteurs de votre entreprise fonctionnent sans doute parfaitement ? En délimitant ceux concernés par des difficultés, vous épargnez des fonds et votre logiciel sur mesure sera développé plus rapidement.
Après cette étape, vous pourrez faire un premier plan d’automatisation.
Exemple d’automatisations
Voici quelques exemples de processus métiers que vous pouvez dématérialiser :
- Automatisation de la facturation : les tâches de facturation sont automatisées, ce qui permet de réduire les erreurs et d’améliorer la rapidité de traitement.
- Automatisation de la gestion des commandes : les commandes sont traitées automatiquement, ce qui permet d’améliorer la satisfaction des clients.
- Automatisation de la gestion des stocks : les niveaux de stock sont suivis et les commandes sont passées automatiquement, ce qui permet d’optimiser les stocks.
- Automatisation de la gestion des ressources humaines : les tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines sont automatisées, ce qui permet de libérer du temps pour les équipes RH.
Conception et développement de votre solution automatisé
En amont de la conception, définir les objectifs de votre projet. Vous ainsi que le prestataire choisit, travaillerez ensemble afin de baliser le projet. Ensuite, ce dernier sera développé. À la fin du développement de votre outil métier, il sera alors testé afin de vérifier qu’il est pleinement fonctionnel et que vos données sont sécurisées. On passe alors à cette étape clefs de l’automatisation, la prise en main par vos équipes.
Faire face aux réticences au sein de votre entreprise
L’automatisation des processus métiers peut engendrer quelques réticences au sein de votre personnel. La peur de rencontrer des difficultés à maîtriser l’outil est la principale entrave. Mais nous ne vous abandonnons pas une fois développée votre solution automatisée. Premièrement, nous nous renseignons sur le niveau en termes de connaissance du digital au sein de votre entreprise. Ensuite nous nous chargeons de former vos collaborateurs.
Formation du personnel
Un moment clefs de l’automatisation des processus métiers est la prise en main de l’outil. Vos prestataires formeront vos équipes à la maîtrise de votre solution automatisée. Cette étape clefs permet à vos collaborateurs de maîtriser rapidement cette dernière. Cette prise en main achevée vos salariés sont opérationnels, de plus ils peuvent être déployés à d’autres tâches clefs à forte valeur ajoutée.
Conclusion
Entrepreneurs, l‘automatisation de vos processus métiers peut être bénéfique. Elle améliore l’efficacité de vos équipes et réduit les coûts. Toutefois, il est également important de bien planifier et de mettre en œuvre l’automatisation afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles. Les agences expertes en transformation digitale sont à votre service pour premièrement vous conseiller dans votre quête de numérisation. Ensuite elles seront à même de vous développer un outil dématérialisé répondant pleinement à vos besoins.
