Quels sont les outils de la dématérialisation
La transformation digitale des entreprises a entraîné la dématérialisation des documents et des processus métiers. Il ne s’agit pas d’une simple numérisation, mais aussi d’une nouvelle façon de penser l’organisation du travail. De plus avec la montée du télétravail, il est nécessaire de développer des applications métiers, afin de faciliter le distanciel.
Les outils majeurs de la dématérialisation
Logiciels de gestion électronique des documents (GED)
Les Logiciels GED sont des applications métiers dédiées à la gestion des documents électroniques, au sein d’une structure. Plusieurs fonctionnalités sont intégrées à ces outils. Par exemple, la reconnaissance des documents via différents systèmes. Par exemple les logiciels OCR (Optical Character Recognition) ou les systèmes RAD/LAD (Reconnaissance et lecture automatique des documents). Ces solutions sont intégrées au système informatique de votre structure. Les solutions GED abritent vos documents vivants, ainsi que vos archives. Vous pouvez donc les modifier à tout moment et en tous lieux
Plateformes de travail collaboratif en ligne
Chefs d’entreprise, manager et collaborateurs, passés une certaine heure, vous préférez sans doute être chez vous. Ou encore, vous êtes en déplacement mais devez compléter une tâche ou un document avec le concours de vos collaborateurs et collègues. Les plateformes de travail collaboratif vous ouvrent le chemin du travail à distance.
Grâce à ces espaces de travail virtuels, accomplissez vos tâches depuis n’importe où, dans des délais raisonnables.
Outils de signature électronique
Les Outils de Signature électronique sont une révolution dans le domaine de la dématérialisation. Ils garantissent la valeur juridique des documents électroniques. Fiches de paie contrat de travail ou encore factures peuvent être signées à distance. Il existe divers niveaux de signatures. Ces derniers sont sélectionnés selon le contexte.
- Les signatures non qualifiées simples
- Les signatures non qualifiées avancées
- Les signatures qualifiées.
Si vous demandez à faire développer un logiciel de signature électronique, la signature créée devra bénéficier impérativement d’un certificat électronique. Ce dernier s’obtient uniquement via des autorités certificatives ou des prestataires qualifiés.
Les solutions dématérialisées d’horodatage électronique
L’horodatage électronique des documents est obligatoire. Il permet de connaître le cycle de vie d’un document, et ainsi, assurer son authenticité. L’horodatage est reconnu juridiquement que s’il s’agit d’un horodatage qualifié. Par conséquent, il faut que votre horodatage, enlève tout doute à propos d’une éventuelle modification des vos données.
Il doit également être signé via un outil de signature électronique avancé (cf. paragraphe précédent).
Comment choisir le bon outil de dématérialisation
Comprendre vos besoins
Avant de faire appel à une ESN experte en développement informatique, une étude est requise. Il est nécessaire d’identifier quels sont les secteurs de votre entreprise qui nécessitent une solution de dématérialisation. Le service administratif (fiches de paie, comptabilité, factures…) ou commercial (devis, contrat…).
Cette étude contribuera à établir la roadmap des développeurs afin de concevoir un logiciel performant.
Solutions dématérialisées : coûts et bénéfices
Un logiciel représente un coût. Outre les frais de développement, il y a le recettage et la maintenance qui entrent dans le budget.
Toutefois, la performance de votre application métier rentabilise cet investissement. Vos collaborateurs gagnent en productivité, ainsi, ils s’investissent dans d’autres tâches clefs.
Cette hausse de la performance, contribue à la scalabilité de votre entreprise. Les outils de la dématérialisation, bien employée sont un levier de croissance non négligeable.
Pourquoi recourir à des outils de dématérialisation sur mesure ?
Sans doute, en lisant ces lignes, vous estimez que nous prêchons pour notre chapelle. En effet, faire la promotion d’Oracle est absent de notre business plan. Les licences de logiciels sur le long terme, reviennent plus cher, qu’une solution personnalisée conçue pour vous. Vous aurez les fonctionnalités, qui vous sont nécessaires, sans avoir à payer de package extra. Qui plus est, vos équipes ne rencontreront pas de difficultés à maîtriser la solution dématérialisée, car il sera tenu compte de leur connaissance du digital.
